Trudności w roli konsultantek HR. Jakie wyzwania mogą się pojawiać we współpracy z mentees i jak na nie reagować? | Katarzyna Żurek

Rola Konsultanta/Konsultantki HR w Programie Mentoringowym jest cennym doświadczeniem, które przynosi dużo satysfakcji. Jak w każdej z ról, możemy napotkać różne trudności. Omówmy wyzwania, na jakie Konsultantki i Konsultanci HR mogą się natknąć w ramach współpracy z Mentees. 

Dla przejrzystości tego artykułu, podzielmy możliwe wyzwania w tej roli na trudności zewnętrzne, czyli te przychodzące spoza nas, Konsultantek i Konsultantów HR, oraz trudności wewnętrzne – wynikające z nas samych. 

TRUDNOŚCI ZEWNĘTRZNE 

Motywacja Mentees

Sytuacją najbardziej pożądaną, aczkolwiek jednocześnie tyle samo idealną, co niemożliwą, jest ta, w której wszystkie Mentees, z którymi współpracujemy, od początku do końca trwania Programu mają motywację na najwyższym poziomie. Niestety, rzeczywistość może być zgoła inna. Przekładanie spotkań, spóźnianie się na nie i obniżone zaangażowanie, brak wykonania zadań, na które się umówiłyśmy/umówiliśmy bądź wykonywanie ich w sposób niedbały – to tylko przykłady sytuacji, w których objawia się niska motywacja (jeśli taka sytuacja ma miejsce od początku) Mentee bądź jej spadek (gdy wcześniej obserwowane przez nas zachowania Mentee nie pozostawiały wątpliwości co do motywacji). Obniżona motywacja wpływa oczywiście na efektywność współpracy z Mentees, ale również – na nas samych. Łatwiej i przyjemniej pracuje się, gdy dwie strony „pchają wózek w tę samą stronę”. 

Z czego może wynikać obniżona motywacja Mentees i jak sobie z tym poradzić? Przede wszystkim, pamiętajmy, że ta sytuacja wcale nie musi być efektem „lenistwa” Mentees. Owszem, może zdarzyć się sytuacja, w której ktoś uczestniczy w Programie, by mieć co wpisać do swojego CV jako osoba początkująca w świecie IT. Jednak myślę, że sytuacja pt. „chce wejść do świata IT, zarabiać dużo pieniędzy, oczekuję, że mi w tym pomożesz, ale mam dużo zajęć prywatnych i nie mam dużo czasu na zadania w ramach Programu” zdarza się (bardzo) rzadko. Nie mam tu żadnych zbiorowych danych, w moim przypadku jedna z pięciu Mentees przejawiała takie zachowania i nie wyciągałabym na tej podstawie wniosków mówiących o tym, że taka sytuacja dotyczy zatem 20% ogółu uczestniczek Programu ☺ Dużo częstszą sytuacją jest ta, w której motywacja Mentee obniża się wraz z trwaniem Programu. Mentees dołączają do niego pełne optymizmu, energii i przekonania, że „teraz to już się na pewno uda”. Na początku chętnie angażują się w działania w ramach Programu, jednak z czasem ta motywacja trochę gaśnie. Okazuje się bowiem, że ilość pracy, którą trzeba wykonać jest bardzo duża, a rynek IT oferuje mniej niż się spodziewały – jest mniej ofert pracy, większość z potencjalnych pracodawców nie odpowiada na ich dokumenty aplikacyjne, one same mają poczucie, że robią dużo by dostać tę upragnioną pierwszą pracę w branży IT, a rzeczywistość nie jest tak optymistyczna. 

Co możemy zrobić w takiej sytuacji? Zapewne w naszej codziennej pracy w Działach HR problemy z motywacją pracowniczą to codzienność i podejmujemy szereg działań naprawczych. Teoretycznie – mamy wiedzę i narzędzia jak sobie z tym poradzić. Z tą różnicą, że w Programie Mentoringowym nie mamy czasu na programowe działania. W takiej sytuacji moją rekomendacją jest bezpośrednia rozmowa z Mentee i przekazanie jej swoich spostrzeżeń. W razie potrzeby – udzielenie wsparcia, w szczególności, gdy obniżona motywacja to efekt rozczarowania rynkiem IT. Wówczas trochę podnoszących na duchu słów, przedstawienie różnych historii kobiet w IT (na pewno znamy success stories z trudnymi początkami), być może podzielnie się również jakąś naszą historią i przede wszystkim – zachęcenie do kontynuowania wzmożonego wysiłku w ramach Programu i wykorzystanie tego czasu możliwie najlepiej, będzie jak najbardziej na miejscu. Gdy mówimy o sytuacji, w której motywacja Mentee od początku nie jest zbyt wysoka i wynika raczej z jej roszczeniowego podejścia, również warto powiedzieć wprost i przypomnieć, że to jest czas przede wszystkim dla niej i od niej samej zależy, ile wyniesie z Programu. Możemy dawać od siebie najwięcej, ale po drugiej stronie również powinna być osoba, która to szanuje i korzysta z naszego czasu efektywnie. 

Stany emocjonalne Mentees 

Myślę, że ten punkt nie dziwi nikogo, kto na co dzień pracuje w Dziale HR. Radzenie sobie z różnymi stanami emocjonalnymi pracowników i pracowniczek to nasza codzienność, czyż nie? ☺  W pracy zawodowej, w Programie Mentoringowym i wszędzie tam, gdzie współdziałamy z ludźmi – konfrontowanie się z ludzkimi emocjami to jedno z naszych największych wyzwań. Tak jak w pracy „człowieka od HRu”, tak w ramach Programu Mentoringowego, przede wszystkim należy te emocje uszanować, ich negacja czy ignorowanie nie przyniosą dobrego efektu.  Z drugiej strony - nie należy wchodzić w rolę psychologa. Czym innym będzie bowiem kilkuminutowa wymiana zdań nt. tego, co się dzieje, okazanie szacunku i zainteresowania problemem drugiej strony, a czym innym będzie poświęcenie na to całości spotkania czy tym bardziej – wchodzenie w rolę psychoterapeuty, nawet gdy mamy takie kompetencje. W takiej sytuacji zasada złotego środka jest wyjątkowo cenna. Ludzka empatia nie pozwala nam przejść zupełnie obojętnie wobec słabego stanu emocjonalnego drugiej strony i nie udawajmy, że tego nie widzimy. Z drugiej strony – pamiętajmy o swojej roli – Konsultanta/ Konsultantki HR, którzy mają do wykonania konkretne zadania. 

Co możemy zatem zrobić w takiej sytuacji? Gdy po krótkiej wymianie zdań z Mentee obserwujemy, że powód stanu emocjonalnego wykracza poza normy tzw. gorszego dnia (które przecież ma każda_y z nas) i nie pozwoli na efektywne przeprowadzenie spotkania, możemy zaproponować Mentee jego przełożenie, zasięgnięcie porady u specjalisty (coacha, psychologa etc.) i ponowny kontakt z nami, gdy będzie już na niego gotowa. Oczywiście możemy przeprowadzić spotkanie pomimo sytuacji emocjonalnej Mentee, ale odpowiedzmy sobie szczerze na pytanie – na ile efektywny będzie to czas? Bardziej owocną i optymalną sytuacją będzie przełożenie go na inny czas. 

Trudności organizacyjne – logistyczne

Mimo iż ja nie natrafiłam na większe trudności natury organizacyjnej, jestem w stanie wyobrazić sobie sytuacje, w której takowe mogą zaistnieć. Być może w naszym bądź Mentee życiu zadzieje się jakaś okoliczność, która będzie skutkować niemożliwością ukończenia wszystkich spotkań w założonych ramach czasowych; być może będziemy potrzebować jakichś dodatkowych narzędzi; nagle urwie się nam kontakt z Mentee i nie będziemy wiedziały/ wiedzieli, co jest tego przyczyną bądź dojdzie do sytuacji, w której kontynuowanie naszej współpracy z jedną z uczestniczek nie będzie możliwe. W takich (bądź innych podobnych) sytuacjach odpowiedź jest jedna – kontakt z Zespołem DareIT. Pamiętajmy, że nie jesteśmy organizatorem Programu, a jeśli coś idzie niezgodnie z założeniami, powinniśmy zgłosić to do DareIT. 

Jedyną trudnością organizacyjną, jaka mnie spotkała był czas, a raczej jego brak ☺ W 5. edycji Programu spotkania Konsultantek/ Konsultantów HR z Mentee trwały 30 minut, co okazało się być nie lada wyzwaniem, a w efekcie miało swój skutek w przekraczaniu tego czasu. W najbliższej, 6. edycji Programu, czas trwania spotkań został wydłużony do 45 minut, co jest na pewno dobrą zmianą. Ponadto, do spotkań z Mentees warto się jak najlepiej przygotować, tak by czas na nie przeznaczony był możliwie najbardziej efektywny. W tym temacie powstał inny artykuł, do którego lektury również zachęcam (Jak przygotować się do spotkań z Mentees – artykuł dla Konsultantów i Konsultantek HR). 

TRUDNOŚCI WEWNĘTRZNE – te, które są związane z nami samymi

Motywacja Konsultantek/ Konsultantów HR 

Nie tylko motywacja Mentees ma znaczenie, ale nasza własna oczywiście również ☺ Zakładam, że Konsultanci i Konsultantki HR zgłaszając się do Programu, robią to z wewnętrznej potrzeby, która z kolei dość naturalnie buduje wysoką motywację. Każda_y z nas jest jednak tylko człowiekiem, nasza motywacja również może spaść pod wpływem różnych czynników. Być może współpraca z Mentees nie będzie szła tak gładko, jak sobie to wyobrażałyśmy/ wyobrażaliśmy, być może zadzieje się w naszym prywatnym życiu coś takiego, co będzie wpływać na nasze zaangażowanie w Programie, czy też wydarzy się cokolwiek innego, co obniży nasze morale. Jeśli jesteśmy na tyle świadome_i siebie, by to dostrzec to bądźmy dla siebie łaskawe_i i zarządźmy tym w sposób nie mający wpływu na innych, w tym wypadku – nasze Mentees. Nic się nie stanie, gdy wyjątkowo to my poprosimy Mentee o przełożenie spotkania na inny dzień, a my w tym czasie porozmawiamy o naszym stanie z przyjaciółką, partnerem, koleżanką z Zespołu w firmie, inną Konsultantką/ Konsultantem HR w ramach Programu, czy jeśli trzeba – ze specjalistą. 

Nieznajomość niektórych aspektów 

Uczestniczymy w Programie w roli Konsultantki/ Konsultanta, co z samej nazwy stawia nas w charakterze ekspertki/ eksperta. Rola nobilitująca, ale być może dla części z nas również stawiająca nas same/ samych w roli omnibusa, który zna odpowiedzi na wszystkie pytania. Może to powodować niepotrzebny stres. Nie bez powodu zostałyśmy/ zostaliśmy wybrani do tej roli przez Zespół DareIT, ale nie oznacza to, że musimy wiedzieć absolutnie wszystko. Być może zdarzy się sytuacja, w której nie będziemy znały/ znali odpowiedzi na zadane przez Mentee pytanie. Pamiętajmy, że obszar HR jest bardzo szeroki i tak samo możemy zostać zapytane/ zapytani o zagadnienia z zakresu rekrutacji, jak i np. o szczegóły związane z zatrudnianiem cudzoziemców, obowiązkowymi składkami na ubezpieczenie społeczne w kontekście np. wyboru jednej z form współpracy z potencjalnym pracodawcą, czy o szczegóły związane z zatrudnieniem w konkretnej organizacji (np. pytania o zasady tzw. background checkingu w strukturach korporacyjnych). Jeśli nie znamy odpowiedzi na jedno z pytań, postarajmy się znaleźć na nie odpowiedź i wrócić do Mentee bądź wskazać Mentee źródło, które pomoże jej wyjaśnić wątpliwości. Z pewnością taka sytuacja nie podda w wątpliwość naszej wiedzy i kompetencji do roli Konsultantki/ Konsultanta HR. 

Każdej z Konsultantek i każdemu z Konsultantów HR życzę, by współpraca z Mentees była w jak największym stopniu przyjemna i bezproblemowa! Wszystkim stronom działającym w ramach Programu zależy na tym samym – sukcesie Mentees na rynku IT, warto o tym pamiętać i przypominać – i Mentees i nam samym ☺ 

‍

Katarzyna Żurek, Konsultantka HR

5. Edycji Programu Mentoringowego