Jak ustrukturyzować proces mentoringowy | Barbara Gubsch

Tekst powstał na podstawie nagrania sesji pt. “Jak ustrukturyzować proces mentoringowy” poprowadzonej przez Barbarę Gubsch, która odbyła się 21 listopada 2023 roku w ramach 6. edycji Programu Mentoringowego DareIT

‍

Co roku biorę udział w programie DareIT jak mentorka. To była podróży w poszukiwania swojego stylu. I po ostatnich edycjach pozbierałam wszystko, co pomagało mi ułożyć proces mentoringowy.

Mentoring w swojej istocie i naturze jest relacją partnerską - mentorka i mentee po drugiej stronie - obie jesteśmy równe. Mamy podobne potrzeby i problemy, być może nawet podobnie sobie patrzymy na to, co mamy przed sobą do zrobienia.

Relacja mentorska ma służyć odkrywaniu i zwiększaniu możliwości mentee. To jest rzecz mentorki, żeby ocenić, czy to, co robimy na sesji, czy temat, jaki wybrałyśmy, są faktycznie w interesie mentee. Tutaj trochę trzeba się oprzeć na intuicji, a także zerknąć w to, co sobie zakontraktowałyśmy. Polecam praktykować autorefleksję i często sprawdzać, czy to, co robię w roli mentorki jest sensowne w kontekście celu mentee. Czasami trzeba zmienić temat, kierunek rozmowy i to właśnie oznacza, że ktoś jest najważniejszy, bo zbliża się do tej wartości, której poszukuje.

‍

Nie wyręczej

Na początku dobrze jest poprosić mentee o listę zagadnień, które ona w tym momencie uznaje za ważne i użyteczne. To wartościowe ćwiczenie dla mentee, która musi zrobić przegląd swoich potrzeb i zainteresowań, a Wy widzicie, z jaką głębokością pracuje, jakim słownictwem branżowym obraca.

To Wy jesteście z tej praktycznej części i dobrze, jakbyście śmiało powiedziały, co z tego będzie przydatne w praktyce, a co nie. Jeśli mentee przychodzi z listą pytań, z której 80% tematów można wygooglować, przeczytać na blogu, w książce czy w darmowym PDF'a, warto podkreślić, żeby korzystała z Waszej obecności i czasu w taki sposób, którego nie zastąpi żadna pozycja w internecie, żaden bezpłatny webinar, żadne treści, które może sama znaleźć. Zwracam mentee uwagę, jeśli brakuje ważnego kawałka, od którego warto zacząć, bo jest totalnie praktyczny i szybko się przyda. Patrzę na to, czego mentee szuka i przekształcam to zgodnie z moim doświadczeniem i założeniem, że jej sukces jest najważniejszy. Zamiast rozmawiać o tym, jak wygląda daily według Scrum Guida, o czym mentee może przeczytać, porozmawiajmy o tym, jak motywować zespół, żeby było jak w Scrum Guidzie. To jest właśnie ta praktyczna wartość Waszego wspólnego procesu, mentorka mówi jak jest w prawdziwym projekcie.

Chodzi o to, żeby w procesie mentoringowym, podopieczna rozwijała nowe kompetencje, których nie miała wcześniej. To jest Wasze zadanie, żeby sprawdzać, gdzie jesteście kluczowe. To jest też wartościowe ćwiczenie dla mentorek, pomaga zrobić inwentaryzację, co umiecie, w czym jesteście świetne.

‍

Każda osoba potrzebuje czegoś innego

Warto zapytać podopieczną, czy jest typem osoby, która uczy się słuchając, robiąc ćwiczenia, dyskutując na żywo, improwizując, czy lubi coś pooglądać i potrzebuje przygotowania między sesjami, czy raczej jest takim człowiekiem, który godzinę przed umówioną sesją dopiero zaczyna się zastanawiać nad tematem. To jest ułatwienie dla obu stron.

W programie DareIT jesteśmy osadzone w IT, są określone ścieżki, są pewne zagadnienia związane z tymi ścieżkami, natomiast mentoring to jest proces ogólnorozwojowy. Dążymy do tego, żeby na koniec mentee miała zestaw nowych kompetencji. Na przykład umiejętność prezentacji, argumentowania, budowania portfolio. To jest adekwatne dla wszystkich ścieżek. Jeżeli to służy realizacji celu, jakim jest na przykład zmiana pracy, zróbmy to! I poszerzajmy proces! Dobrze jakbyście miały taką myśl z tyłu głowy: “Jak mogę tę osobę wesprzeć w ogóle?”, a dopiero w drugim rzucie: “Jak ją mogę wesprzeć w tej ścieżce, tej tematycznej domenowej ścieżce?”.

‍

Jak prowadzić sesję?

Sesje zaczynam od pytania: “Co się wydarzyło od ostatniego spotkania?”. Mam tu na myśli cokolwiek, co mentee będzie chciała powiedzieć: jak się czuła, co przećwiczyła, co było trudne. Jeżeli powie, że się nic nie wydarzyło, zatrzymuję się i pytam: “Dlaczego? Czy ścieżka nie jest już tak ciekawa? Czy nie podobają Ci się te spotkania?”.

To jest ważna część, która pozwala sprawdzić mentorce czy się zbliżacie do celu i czy ten proces jest atrakcyjny. Nie odpuszczam tego, pokazuję w ten sposób mentee, że to wzajemne zobowiązanie do pracy.

Czasami cała sesja upływała na ustalaniu, co się wydarzyło od poprzedniego spotkania. I to były często najbardziej wartościowe procesy, bo dotykałyśmy tematów prokrastynacji, lęku przed uczeniem się, strachu przed zmianą ścieżki, poczuciem, że ktoś jest za młody, za stary, sobie nie poradzi i tak dalej. Polecam eksplorować ten obszar.

Kolejny krok to decyzja, czy w związku z tym, co się wydarzyło albo nie wydarzyło, zmieniamy temat spotkania. To jest właśnie dawanie oddechu, dawanie powietrza. Moment, kiedy mentee może powiedzieć: “Zmieńmy!”.

Dobrze, żeby mentorka dużo pytała, natomiast dużo nie oznacza dużo liczebnie tylko, żeby mieć poczucie, że sesja jest wartka. Dbam o to, żeby odpytywać mentee, co zrozumiała, co usłyszała, co bierze dla siebie, jak zamierza to wykorzystać, gdzie mogłaby sobie doczytać, żeby - w duchu niewyręczania - to ona wykonywała tę pracę.

Warto uprzedzić swoją podopieczną, że wejście do IT to jest bardzo dużo pracy. I nie oszczędzajcie im tego, bo jak im zrobicie lightowy proces, a one się dostaną gdzieś na staż, to przeżyją szok. Dobrze, jakbyście pokazały że IT jest wartkie, dużo się dzieje, informacje płyną szerokim strumieniem i mentee musi się uczyć selekcji, co jest ważne, co jest potrzebne. Sprawdzajcie, czy rozumie co jest istotne, pytając, co się wydarzyło od ostatniego spotkania i pomagając jej namierzyć, gdzie ma trudności - mówcie co widzicie.

Kiedy widzę, że mentee jest kompletnie zagubiona i przeraża ją ogrom informacji, daję wsad do myślenia i ćwiczenia na start. Nie trzymam się na siłę paradygmatu niewyręczania. Zdarza się, że są obszary, o których mentee nie słyszała, nie widziała. To Waszym zadaniem jest ocenić, kiedy z tego skorzystacie.

‍

Sprawdzaj, czy idziecie w dobrym kierunku

Mentees to kobiety w dużym stresie. Często wysłały 30 - 50 CV, nikt nie odpowiada. I zdarza się, że odkrywają, że to nie jest dla nich, albo, że choć wybrały ścieżkę produktową, to jednak Scrum Master im bardziej pasuje. I to jest OK, dlatego zawsze warto sprawdzić. Zwykle robię to na początku sesji. Pytam o to, czy cel, który miałyśmy ostatnio, nadal rezonuje z mentee. Jeśli mentee kręci głową, dobrze jest się zatrzymać i zająć się czymś innym.

Mało mentorek to robi, ale śmiało mów, co widzisz, np. kiedy widzisz, że mentee nie ma potencjału w tej ścieżce, ma tak duże braki, że ścieżka się trzy razy zmieni zanim ona je nadrobi albo że nie zna języka obcego, a uczy się czegoś, gdzie ten język obcy będzie koniecznością i powinna tak naprawdę go teraz szlifować.

To ważne, żeby to mówić, żeby mentee nie była rozczarowana i żeby ten proces faktycznie w istocie służył jej dobru. Nie ma sensu, żeby taka osoba się spalała tam, gdzie nie ma predyspozycji. Zdarza się też, że ktoś jest zdenerwowany, a mimo to się wdzwonił na sesję. Wtedy mówię, co widzę i proponuję, żebyśmy zamiast rzeczy technicznych zajęły się na przykład rozmową rekrutacyjną lub konfliktami w zespole - tematami, w których mogę wymienić myśli z korzyścią dla mentee.

‍

Pozwól oddychać, czyli small talk w trakcie sesji

Sprawdzajcie, czy mentee nie jest przeciążona. Te ambitne dziewczyny często wchodzą do programu nakręcone, zmotywowane. Po czym się okazuje, że po 20 minutach intensywnej, domenowej rozmowy i wymiany wiedzy są po prostu zmęczone. Mentee nie przyzna się do tego. Nastawiam timer i co 15 minut wprowadzam króki small talk. Robię to zupełnie świadomie, po prostu staram się rozkojarzyć menteee po to, żeby jej mózg zgubił na moment to czym się zajmował, wyszedł poza temat i wrócił. To dobrze działa w procesach online, kiedy ktoś patrzy w komputer półtorej godziny. I naprawdę mimo miłej rozmowy mózg już nie rejestruje niczego. Dzięki temu jest więcej koncentracji.
Ten oddech też pomaga w pracy z wyobraźnią. To jest czas, w którym mentee ma czas na zadanie dodatkowych pytań i przypomnienie sobie, co by chciała dostać.

‍

Liczba i długość sesji

DareIT rekomenduje pewną liczbę sesji i pewną minimalną długość. Ja się umawiam zwykle na 15, czasami nawet 20 sesji. Ich długość zależy od możliwości mojej podopiecznej. Czasami to są sesje 15-minutowe. Prowadziłam też procesy, gdzie miałam sesję bardzo krótką rano, potem był czas na refleksję i dłuższą na koniec dnia.

Liczba i długość sesji, to coś, co musicie sprawdzić ze sobą: ile macie czasu, ile chcecie go poświęcić, w jaki sposób Wasza mentee się uczy, jaką Wy macie wytrzymałość.

W moim przypadku najlepiej działa system krótka sesja w tygodniu nieparzystym, długa w parzystym. Wtedy mamy krótkie sesje statusowe, na których mentee przedstawia postępy, coś mamy do przećwiczenia, a co drugi tydzień memy długą sesję, gdzie ja bardziej opowiadam, rozmawiamy o czymś teoretycznie, abstrakcyjnie, generujemy treści, które ona ma przećwiczyć, wziąć do swojego zespołu, albo na przykład poprawić swoje CV, nauczyć się coś opisywać.

Proces mentoringowy można doskonalić bardzo długo i bardzo głęboko. Natomiast na liczbę sesji warto się umówić, żeby mentee wiedziała, kiedy zbliża się koniec i bardzo Wam polecam przypomnieć, że zbliża się ostatnia sesja. Poproście o wcześniejsze przygotowanie tematów do omówienia na ostatniej sesji. Zwykle to są pytania super trudne, super skomplikowane, bo mentee pod presją czasu przypomina sobie wiele kwestii, które jeszcze chciałaby poruszyć.

Na koniec ostatniej sesji proponuję, że skoro tak świetnie pracuje, możemy mieć jeszcze jedną sesję. Dopiero wtedy, gdy już wyprztykamy się z tego ładunku, który się zgromadził na tej pierwszej zapowiedzianej ostatniej sesji, mentee tak naprawdę jest w gotowości do zakończenia procesu.

‍

Pilnowanie czasu

Jeśli mentee powie przy kontraktowaniu, że po 50 minutach traci koncentrację, po 50 minutach zatrzymuję się mówiąc, że minął czas, w którym jesteśmy produktywne. Możemy umówić się na dodatkową sesję albo na krótką zdzwonkę pomiędzy sesjami. To ważne, żeby mentee uprzedzać, dlaczego i w jakiś sposób zarządzacie sesją. Pilnowanie czasu jest jedną z podstawowych rzeczy. Natomiast myślę, że jest to niezwykle subtelne i połączone z tym, w jaki sposób ktoś się uczy. 

‍

Podsumuj sesję

Podsumowanie pomaga mentee zobaczyć, jak ona sama pracuje. Ważne, żeby podsumować sesję z fokusem na tę osobę, np. “Widziałam, że byłaś zaangażowana, tu i tu zaświeciły Ci się oczy, to cię kręci, tu masz predyspozycje, pomyśl o tym do następnego spotkania”. W ten sposób mentee jest autentycznie najważniejsza. Mówicie, co widzicie. Nie wyręczacie, dajecie przestrzeń do refleksji i do podejmowania decyzji przez mentee.

‍

***

Proces mentoringowy to podróż przez tematy, które są dla mentee użyteczne. A my, mentorki, wspieramy naszą obecnością, wiedzą i doświadczeniem mentees w tym, żeby stały się samodzielne jak najbardziej i jak najszybciej.

‍

Barbara Gubsch – produktowiec z krwi i kości. Wierzy, że dobry produkt to wynik współpracy, procesów i planowania. Konsultuje zespoły i firmy w zakresie zarządzania produktem, projektowania procesów i budowania skutecznych zespołów. Od 7 lat wspiera kobiety w IT oraz wszystkich, co chcą dopiero rozpocząć pracę w tej branży. Uwielbia dobre jedzenie, skuteczną komunikację i ludzi. W 2022 otworzyła kawiarnię we Wrocławiu.

‍