Jak przygotować się od spotkań z mentees - perspektywa konsultantki HR | Katarzyna Żurek
Nadszedł ten moment – Twoja aplikacja do Programu Mentoringowego Dare IT została zaakceptowana, a Ty zostałaś/-łeś Konsultantką/Konsultantem HR – i co dalej? Zespół Dare IT z pewnością niedługo się z Tobą skontaktuje (bądź już to zrobił) i przeprowadzi Cię przez dalsze kroki tego procesu. Czy jednak to wszystko, co możesz zrobić? Wskazówki zespołu Dare IT i wszystkie informacje przekazane Ci przez Koordynatorkę Programu są bardzo cenne, ale również od Twojego przygotowania i nastawienia zależy sukces Twoich działań. Ba, śmiem rzecz, że nawet przede wszystkim od tego ☺ Poniższy tekst pomoże Ci w przygotowaniu do spotkań z Mentees i bazuje na moim własnym doświadczeniu. Zatem, przejdźmy do konkretów!
ZAPOZNANIE Z TREŚCIAMI PRZYGOTOWANYMI PRZEZ DARE IT I UDZIAŁ W SZKOLENIU PRZYGOTOWUJĄCYM
Zakładam, że aplikując do Programu, zapoznałaś/-eś się z celami, jakie mu towarzyszą i misją realizowaną przez Dare IT. Moment przed startem Programu dobrze wykorzystać na odświeżenie tych treści, przypomnienie i uzmysłowienie sobie po co Program został stworzony, jakie są jego główne cele, i co Ty w tym kontekście możesz od siebie dać, by pomóc je osiągnąć. Zespół Dare IT robi wiele, by nie było tu wątpliwości – organizacja szkoleń wstępnych, spotkania bezpośrednie, treści przygotowane na platformie i otwartość na kontakt z nim – warto z tego skorzystać, szczególnie w razie pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości co do swojej roli w tym procesie. Warto zastanowić się nad tym, czym jest mentoring a czym są konsultacje HR – ważne żeby tego nie mylić.
PRZYGOTOWANIE OGÓLNEGO PLANU SPOTKAŃ
Płynnie możemy przejść do kolejnego kroku. Gdy już masz utrwalone cele Programu oraz zapoznałaś/eś się z treściami przygotowanymi przez Dare IT, następny etap to przygotowanie planu spotkań z Mentees. I tu jest sporo pracy do wykonania. Gdy popatrzymy na ten etap z różnych perspektyw i biorąc pod uwagę różne kryteria, możemy dojść do różnych wniosków.
A stron medalu mamy tu kilka, wbrew temu, że sama materia medalu wskazuje na dwie ☺ Dare IT podpowiada, że naszą rolą jest wsparcie przy konstrukcji CV, profilu na LinkedIn, pomoc w wejściu na rynek pracy. Wszystkie te działania można jednak wykonać na wiele różnych sposobów. Onosząc się do tego, co napisałam na początku artykułu – bardzo dużo zależy od Twojego podejścia i nastawienia do roli Konsultantki/ Konsultanta HR. Możesz przyjąć rolę np.:
- konsultantki odpowiadającej na pytania (w ramach obszarów konsultacji wskazanych przez Dare IT), czyli niejako ograniczyć się do roli ekspertki udzielającej wskazówek Mentees co do konkretnych, zgłaszanych przez nie wątpliwości, a w przypadku braku pytań – zakończyć spotkanie;
- nauczycielki, która ma założony „materiał do przerobienia” (pamiętacie to zapewne ze szkoły), z którym przychodzi na lekcje i go niejako wykłada (mniej lub bardziej) skupionym uczennicom – uczestniczkom Programu;
- przewodniczki, która znając potrzeby danej osoby jest w stanie odpowiednio nią pokierować, by doprowadzić ją możliwie najdalej.
Wskazany w tytule plan spotkań z Mentees będzie się bardzo różnił w zależności od roli, którą przyjmiesz, choć teoretycznie wszystkie z nich mieszczą się w założeniach Programu Mentoringowego. Rola „odpowiadaczki” na pytania jest teoretycznie najprostsza, sprowadza się do udzielania odpowiedzi na wątpliwości Mentees. Można powiedzieć, że teoretycznie nie tracisz czasu na inne tematy, które nie są dla nich ważne/potrzebne. I wszystko byłoby świetnie, gdyby nie jedna rzecz – Mentees to bardzo różne osoby – o różnym poziomie ogólnego zawodowego doświadczenia (od wchodzących na rynek pracy w ogóle do kobiet zmieniających obszar zawodowy na branżę IT), różnym poziomie wiedzy nt. rynku IT, z różnymi celami, z którymi przychodzą do Programu i co niemniej ważne – o różnej osobowości, świadomości i po prostu śmiałości w zadawaniu pytań. Jedna z Mentees może przyjść do Ciebie z pytaniem, na które inna Mentees nigdy by nie wpadła, a być może to kwestia, która jest dla niej samej kluczowa tylko ona sama nie zdaje sobie z tego sprawy. Zatem, ta jedynie reaktywna rola powinna być przez nas, Konsultantki i Konsultantów, z marszu odrzucona.
Może zatem rola nauczycielki? Ta forma współpracy z Mentees obliguje nas do znacznie większego zaangażowania – zgodnie z nią należy przygotować „plan lekcji”, tematy, o których będziemy mówić, by następnie przekazać te treści podczas spotkań z Mentees. Brzmi poważnie. Niestety, to wciąż nie jest to ☺ Tu można by było zrobić kopiuj-wklej z akapitu powyżej – Mentees mają różne historie, różne zaplecze, cele, doświadczenie itd. Nauczyciel szkolny czy akademicki pracuje z (teoretycznie) uczniami o podobnym poziomie wiedzy i umiejętności. Ta sytuacja nie ma miejsca w Programie Mentoringowym. Jak wspaniale nie przygotował/a/byś „akademickiego” planu dla Mentees, może być on zupełnie nietrafiony, nieodpowiedni do celów i potrzeb konkretnej Mentee.
Jak zapewne się domyślasz, rola Konsultantki/Konsultanta, która jest optymalna i najwięcej wnosi do Programu Mentoringowego to rola z podpunktu c – przewodniczki/przewodnika - osoby, która dostosowując się do potrzeb danej Mentee pomaga jej w największym stopniu. Czy jest to rola angażująca nas najbardziej? Zgadza się. Czy jest to podejście, które wymaga od nas elastyczności i zwinności we współpracy z Mentees? Dokładnie tak. Czy jest to rola, która jest tego warta? Jestem przekonana, że tak ☺ Oczywiście to podejście do roli Konsultantki/Konsultanta nie oznacza, że Mentees nie zadają nam pytań ani że nie powinny/i/śmy przygotować tematów na spotkania z Mentees. Jednak, to podejście wskazuje i przypomina nam, że pomimo ram dla roli wskazanych przez Dare IT, po drugiej stronie mamy Mentees, które mają różne potrzeby, a my mamy stosunkowo krótki czas, by pomóc im możliwie najlepiej. Z tego właśnie powodu im większą pracę wykonamy na początku i podejdziemy do Mentees w sposób indywidualny, tym będzie to dla nich lepsze. A nam da tym więcej satysfakcji ☺
Czy to zaprzecza brzmieniu tytułu tego punktu? Jak najbardziej nie. Ten ogólny plan spotkań to powinna być nasza „oferta” dla Mentees – ogólne (ale konkretne!) informacje, które pokażą im na co mogą z naszej strony liczyć, wraz z komunikatem wprost mówiącym o tym, że jest to ogólny zarys tematyczny naszych spotkań i z zaznaczeniem, że jeśli potrzeby z ich strony są inne, jeśli z czymś szczególnie mają trudności, to by dały znać. Ja tak działałam i myślę, że to przyniosło bardzo dobre owoce. Jeszcze przed kontaktem z uczestniczkami przygotowałam listę zagadnień, w których mogę im pomóc. I tu treść nawiasu z początku tego akapitu ma bardzo duże znaczenie – im więcej szczegółów, tym lepiej, czasem same hasła „rekrutacja”, „rynek IT”, „LinkedIn” nie wystarczą. Ba! - dla części mentees będą to oczywiste kwestie i będą osoby, które same przyjdą z konkretnymi zagadnieniami. Pamiętaj jednak, że przekrój Mentees jest bardzo szeroki, część z nich nie pomyśli o połowie tematów. Tak więc zamiast pisać - „rekrutacja”, możesz napisać „przygotowanie/korekta CV ogólnego”, „przygotowanie CV pod konkretne stanowisko”, „przygotowanie się do rozmowy rekrutacyjnej”, „przekazanie informacji o tym, jak zazwyczaj wyglądają rekrutacje w IT”, „przygotowanie profilu na LinkedIn”, „najczęstsze błędy kandydatów – czego się wystrzegać podczas rekrutacji” itp. Kiedy taka lista zagadnień po Twojej stronie będzie gotowa, możesz ją przekazać Mentees jako sugestię co do spotkań, koniecznie wraz z informacją, że to nie jest lista zamknięta i z komunikatem, że chętnie poznasz ich potrzeby, które mogą być inne niż te wskazane na liście propozycji.
NAWIĄZANIE KONTAKTU Z MENTEES I POZNANIE ICH POTRZEB
W świetle powyższego, drugiego punktu, ten fragment Cię raczej nie zdziwi ☺ By móc podejść do Mentees indywidualnie, trzeba zebrać ich indywidualne potrzeby.
Gdy otrzymasz od Dare IT listę Mentees, z którymi będziesz współpracować, warto nie tylko nawiązać z nimi kontakt, ale też się im przedstawić. Po moich pierwszych rozmowach z Mentees szybko się zorientowałam, że nie tylko ja mam potrzebę poznać kobiety, z którymi będę pracować, ale że również i one chcą wiedzieć, kto będzie je wspierał. Tak więc przygotowanie krótkiej wzmianki o sobie i wysłanie jej w pierwszej wiadomości będzie odebrane jedynie na plus.
Na początek prześlij krótką informację o tym, kim jesteś wraz z listą możliwych zagadnień do konsultacji oraz informacją o tym, że jesteś otwarta/y na propozycje z ich strony i przedstawienie ich potrzeb. Na tym etapie przedstawiam również ogólną koncepcję ze swojej strony – plan spotkań, wskazując na to, że podczas pierwszego spotkania proponuję omówić tematy związane z CV, LinkedIn, rynkiem pracy, ogólnymi tematami związanymi z rynkiem pracy, a drugie spotkanie chciałabym poświęcić na symulację rozmowy rekrutacyjnej pod kątem konkretnego ogłoszenia.
Na tym etapie mam do Mentees dwie, a de facto już trzy prośby. Pierwsza z nich to prośba o trochę informacji o nich: z jaką historią, jakimi doświadczeniami, potrzebami i oczekiwaniami wchodzą do Programu Mentoringowego – te informacje będą bardzo pomocne w doprecyzowaniu planu na spotkania z każdą z nich. Druga to prośba o wysłanie CV, profilu na LinkedIn, ewentualnie portfolio i kilku ofert pracy, które są dla nich interesujące PRZED pierwszym spotkaniem – bym mogła zapoznać się z tymi materiałami wcześniej. I trzecia – by przed drugim spotkaniem wysłały realną, istniejącą ofertę pracy, na którą chciałyby aplikować (to najczęściej była również jedna z tych kilku ofert przesłanych wcześniej) i w ramach której przeprowadzałyśmy symulację. Oczywiście, całość tej komunikacji to była propozycja, jeśli któraś z Mentees miała inne oczekiwania, inne potrzeby to jak zaznaczyłam już wielokrotnie – modyfikowałyśmy ten plan. Poznanie potrzeb i sytuacji każdej z nich było dla mnie bardzo cenne – gdy rozmawiałam z osobą, która zmieniała branżę, ale na rynku pracy była już kilka lat, pewne rzeczy były dość oczywiste. Z kolei zupełnie inaczej pracuje się z osobami, które dopiero na ten rynek wchodzą i dla których nie ma oczywistych pytań ani oczywistych odpowiedzi.
WZIĘCIE UDZIAŁU W INAUGURACJI PROGRAMU I POZNANIE MENTEES OSOBIŚCIE (O ILE TO MOŻLIWE)
Wyodrębniam ten punkt z uwagi na to, ile mnie samej dało osobiste poznanie części z Mentees, z którymi później pracowałam. Nie wszystkie z nich miały możliwość dotrzeć na spotkanie inaugurujące, ale z pewnością praca z tymi, z którymi udało mi się poznać i porozmawiać osobiście była sporo łatwiejsza. Szybko zorientowałam się w potrzebach Mentees i mogłyśmy dzięki temu bardziej efektywnie wykorzystać dany nam czas (a nawet go trochę naciągnąć ☺). W dobie pracy zdalnej i świata cyfrowego oczywiście wszystko jest możliwe, jednak sporo z tego jest łatwiejsze dzięki osobistemu poznaniu się. Dlatego mocno zachęcam do wzięcia udziału w inauguracji i poświęcenia tego czasu na poznanie Mentees. Poza tym mnie samej to wydarzenie dało sporo dobrej energii i pozytywnie nastawiło do współpracy z Mentees.
NAWIĄZANIE KONTAKTU Z MENTORKAMI i MENTEES
Ten punkt również bazuje na moich własnych doświadczeniach, ale nie z kategorii tych, które się przeszło i uznaje za cenne, a tych, których się nie przeżyło, a po fakcie trochę się tego żałuje. Tak jak temat współpracy między Mentorkami a Konsultantkami/Konsultantami to obszar do oddzielnych rozważań, tak sam fakt nawiązania kontaktu z Mentorkami i zainicjowania jakiejkolwiek współpracy na naszej linii uznaję za cenny. Tak naprawdę ta refleksja przyszła do mnie pod koniec Programu – gdy Mentees zaczęły więcej wspominać o współpracy z Mentorkami, ale również, gdy ja sama miałam pewne refleksje odnośnie do Mentees, którymi chętnie bym się z kimś podzieliła bądź zweryfikowała swoje wrażenia. Być może dzięki takim działaniom współpraca z Mentees byłaby jeszcze bardziej owocna. Krótki komunikat do Mentorki, że współpracujemy z tą samą Mentee i że jesteśmy otwarte/otwarci na kontakt byłby jak najbardziej na miejscu. Można również przekazać, jaki jest nasz ogólny plan na współpracę z daną Mentee. Co więcej, w razie zainteresowania i chęci większego zaangażowania w tę współpracę po obydwu stronach, krótka rozmowa między nami na temat Mentees po naszym pierwszym spotkaniu z nimi mogłaby nam również pomóc – być może zweryfikować nasze spostrzeżenia czy założenia. Jednak, jestem świadoma, że to wykracza poza „obowiązkowe” ramy Programu i działania Konsultantek/Konsultantów jak i Mentorek, więc ostatnie zdanie to raczej moja rekomendacja – osoby, która tego niestety nie zrobiła ☺
DOPIĘCIE PLANU DLA POSZCZEGÓLNYCH MENTEES
Gdy już udało Ci się choć trochę poznać Mentees, zrozumieć ich potrzeby i przedstawić co możesz im zaoferować, otrzymałaś/eś ich CV i oferty pracy, które są dla nich interesujące, przychodzi czas by zebrać te wszystkie informacje i skonstruować plan dla każdej z nich. Nie chodzi o bardzo szeroko zakrojone plany, a o to, by mieć ułożony w głowie (lub na kartce – jak kto woli ☺) plan współpracy z każdą z kobiet. Być może potrzeby związane z konstrukcją CV okażą się tak duże, że konieczne będzie poświęcenie na ten temat dwóch spotkań z Mentee. A równie możliwa (a nawet o wiele bardziej prawdopodobna) jest sytuacja, w której CV i LinkedIn są skonstruowane na co najmniej dobrym poziomie i nie mamy do nich (prawie) żadnych uwag – wtedy dużo lepiej i efektywniej zaplanować czas na omówienie ofert pracy i symulacje rozmowy/rozmów kwalifikacyjnych. Gorąco to polecam – taka symulacja rozmowy rekrutacyjnej z Mentees daje im bardzo dużo – wchodzą w rolę kandydatki, w kontekście konkretnej oferty, a ja zadaję im takie pytania, jakie bym zadała, gdybyśmy siedziały na realnym spotkaniu. Bardzo dużo zagadnień „wyszło” w efekcie takich symulacji a i same Mentees zgłaszały, że to było najcenniejsze doświadczenie we współpracy ze mną.
W jeszcze innej sytuacji – gdy np. mamy do czynienia z osobą doświadczoną, zmieniającą „jedynie” branżę na IT, która samodzielnie sobie bardzo dobrze radzi z dokumentami aplikacyjnymi, jak i rozmowami rekrutacyjnymi, ale brakuje jej wiedzy i świadomości nt. pracy w IT, możliwych kierunków rozwoju, ścieżki tematycznej i stanowisk, którymi jest zainteresowana, czas można wykorzystać jeszcze inaczej. W trakcie piątej edycji Programu Mentoringowego, przy okazji jednego ze spotkań organizowanych przez Dare IT, miałam okazję spotkać jedną z uczestniczek Programu, która nie była jedną z moich Mentees, ale jej historia była ciekawa i inspirująca. Rozmawiałam z kobietą, która miała już około dwudziestoletnie doświadczenie zawodowe, zgromadzone głównie w sprzedaży, z dużym naciskiem na kontakt z klientem międzynarodowym. Od samego początku naszej rozmowy miałam silne poczucie, że rozmawiam z osobą zawodowo dojrzałą, komunikującą się w sposób wysoce świadomy, o wysokiej kulturze biznesowej. Jedyne, czego jej brakowało, to wiedza na temat rynku IT, i wokół tego tematu prowadziła nasze spotkanie. Tak więc świadomość tego, z kim pracujemy i jakie są potrzeby danej osoby, są dla nas głównym drogowskazem do właściwego zaplanowania spotkań.
I voila, mamy to ☺ Na tym etapie nie pozostaje mi nic innego jak tylko życzyć wszystkim Konsultantkom i Konsultantom HR powodzenia! Gdyby ktoś był zainteresowany doprecyzowaniem któregoś z punktów bądź głębszą wymianą doświadczeń, zapraszam do kontaktu.
Katarzyna Żurek, Konsultantka HR
5. Edycji Programu Mentoringowego
