Jak organizować spotkania, które mają sens?

Spotkania, które mogłby być mailem. Obrady poruszające w kółko te same kwestie. Narady zdominowane przez jednego lub dwojga uczestników. Przykłady na nieproduktywne spotkania można mnożyć. Jest to frustrujące zwłaszcza w dobie pracy zdalnej, kiedy spędzanie godzin przed Zoomem naprawdę może doprowadzić na skraj wytrzymałości.

Czy da się coś z tym zrobić? Spoglądając na sprawę realistycznie: nie będzie to łatwe. Z drugiej strony, bądź zmianą, którą chcesz ujrzeć w świecie! Dzisiaj podzielimy się z Wami naszymi wskazówkami na bardziej produktywne spotkania.

Pięć pytań zanim zaplanujesz spotkanie w kalendarzu

Czy to spotkanie jest naprawdę potrzebne?

I tak zapewne i Ty, i Twoi współpracownicy są zajęci; czy naprawdę musimy dokładać kolejne zobowiązanie? Być może istnieje inny sposób, w który możesz osiągnąć swój cel? Komunikacja asynchroniczna – emaile lub wewnętrzne komunikatory – mają swoje minusy, ale czasami są wystarczające. Jeśli nadal nie jesteście przekonane_i, tutaj znajdziecie poradnik GitHuba dotyczący komunikacji (niemal) w całości asynchronicznej.

Czy masz wystarczająco dużo czasu na przygotowanie?

Lepiej nie organizuj spotkania, jeśli nie masz czasu się do niego przygotować! Będziesz o wiele bardziej produktywna_y, gdy agenda spotkania zostanie odpowiednio nakreślona. Poza tym uczestnicy spotkania są w stanie wyczuć brak przygotowania i zdecydowanie nie wpływa to pozytywnie na ich morale.

Kto musi być obecny na tym spotkaniu?

Zastanów się dobrze, kto może Ci realnie pomóc w osiągnięciu celu i na kogo będzie miał wpływ rezultat spotkania. Zaproś osoby, które są zainteresowane tematem, a także wszystkich, którzy muszą zostać poinformowani, aby wykonywać swoje obowiązki lub wdrożyć podjęte decyzje.

Jak dużo czasu potrzebujesz?

Potrzebujesz szybkiego stand-upu, a może więcej czasu na spokojne omówienie i zrozumienie wyzwania, jakie przed Tobą stoi? Warto zaplanować spotkanie z pewnym zapasem, aby nie musieć go skracać. Pamiętaj jednocześnie, żeby nie przesadzić – każdy jest zajęty!

Jaki jest koszt spotkania?

Niewiele osób o tym pamięta, a problem jest palący zwłaszcza w branży IT. Stawki doświadczonych specjalistów mogą być dużo wyższe niż 100 netto/h. Ilu programistów_ek, testerów_ek, menadżerów_ek musi być obecnych na spotkaniu? Ile czasu trwa spotkanie? A to nie wszystko: musimy pamiętać o powrocie uczestników do pracy, a przestawienie się na efektywne rozwiązywanie problemów też zajmuje czas! Do tego Twój czas przygotowania do spotkania, koszty pomieszczenia, eksploatacji, sprzętu… Do the math. 😉

Spotkanie zaplanowane, co teraz?

Czasami jednak spotkania są nie do uniknięcia. I dobrze, zwłaszcza jeśli spotkanie zostanie naprawdę przemyślane i porządnie przygotowane. Jak się do tego zabrać?

Określ jasny cel spotkania

Ważne jest, aby każdy uczestnik wiedział, dlaczego bierze udział w spotkaniu. Nie ma nic gorszego niż zaproszenie na call, który wydaje się oderwany od tego, czym zajmujemy się na co dzień. Niezależnie od typu spotkania, pamiętaj, żeby cel spotkania był jasny i znany wszystkim uczestnikom.

Zaproś odpowiednie osoby

Dużo zależy do typu spotkania. O ile podczas burzy mózgów czy integracji warto, aby grupa uczestników była duża, tak spotkanie dotyczące rozwiązywania problemów lub podejmowania decyzji powinno dotyczyć jedynie osób decyzyjnych lub będących w stanie przekazać cenne spostrzeżenia. Pamiętaj, aby cel spotkania był wyznacznikiem tego, kto powinien być na nim obecny.

Podziel się agendą spotkania

Z doświadczenia wiem, że niewiele osób to robi, ale jeśli już ktoś o to zadba, zdecydowanie ma moją dozgonną wdzięczność! Zapoznanie się z agendą pozwala uczestnikom na przygotowanie się do spotkania, a także na wyobrażenie sobie lepiej, co będzie się działo. To o wiele bardziej komfortowe, niż pójście na spotkanie w ciemno.

Zachęć uczestników do ich własnych przygotowań

Jeszcze lepszym pomysłem jest rozesłanie wszelkich materiałów do uczestników spotkania z kilkudniowym wyprzedzeniem, aby mogli przygotować się do prowadzenia produktywnej rozmowy. Upewnij się, że Twój zespół wie, że oczekujesz od niego zapoznania się z materiałami, aby można było je omówić podczas spotkania.

Przypisz konkretne zadania konkretnym uczestnikom

Przydzielenie ról uczestnikom sprzyja efektywności spotkania, ponieważ każda osoba jest odpowiedzialna za konkretne zadanie. Harvard Business Review jako przykłady kluczowych ról podaje:

1. facylitatora, który prowadzi dyskusję i upewnia się, że wszystkie strony zagadnienia zostały poruszone (dobre zadanie dla kogoś, kto rozwija umiejętności przywódcze i praktykuje neutralność),
2. skrybę, który zapisuje kluczowe pomysły i decyzje oraz rozdaje notatki (świetny sposób na wkład od nieśmiałych osób),
3. kontrybutora, który utrzymuje dyskusję na właściwym torze,
4. eksperta, który dzieli się swoją wiedzą na temat poszczególnych zagadnień (protip: możesz poprosić, aby uczestniczył tylko w części spotkania, szanując jego czas).

Zacznij spotkanie o czasie

“Poczekajmy jeszcze trzy minuty na osoby, które się spóźnią.” Klasyk, którego – jako osoba będąca zawsze na czas – nie znoszę. Warto ustalić ze swoim zespołem zasadę, że spotkania rozpoczynają się o czasie bez względu na to, czy wszyscy pojawili się punktualnie. Nie zmuszaj części z uczestników do bezproduktywnego oczekiwania.

Prowadź notatki ze spotkania i określ następne kroki

Prowadzenie notatek jest kluczowe, bo pozwala trzymać w jednym miejscu dyskusje i podjęte decyzje. Jak wspomniałam wcześniej, dobrym sposobem jest wyznaczenie jeszcze przed spotkaniem osoby odpowiedzialnej za ich przygotowanie.

Wyślij follow-up!

Produktywne spotkanie powinno zakończyć się wysłaniem podsumowania do wszystkich uczestników spotkania. Jest to sposób na podkreślenie głównych punktów dyskutowanych na spotkaniu, a także pozwala na przypomnienie zespołowi o jego obowiązkach.